תפסיק לבדוק חשבוניות ביד, אתה מפסיד כסף ואפילו לא יודע
החשבונית שלא תפסת
סיפור שאנחנו שומעים כל הזמן: סיטונאי בראשון לציון מייבא סחורה משלושה ספקים שונים. כל חודש נכנסות מאות חשבוניות, חלק במייל, חלק בפקס (כן, עדיין), חלק כתמונות בוואטסאפ.
מישהו מהצוות יושב ובודק. שורה אחרי שורה. מספר הזמנה, כמויות, מחירים, חישובי מע"מ. זה לוקח ימים. וגם עם כל המאמץ, דברים מתפספסים.
חודש אחד, ספק חייב על 500 יחידות במקום 50. אף אחד לא תפס. ₪8,000 שנעלמו. ככה, בלי לשים לב.
אי אפשר לתפוס הכל, וזו לא אשמתך
בואו נהיה כנים: לבדוק חשבוניות ביד זו עבודה מייאשת. זה חזרתי, זה משעמם, ואחרי שעה העיניים מתחילות להיסגר. אתה לא מכונה, אתה הולך לפספס דברים. כולם מפספסים.
הבעיה היא לא שאתה או הצוות שלך לא מספיק זהירים. הבעיה היא שהעבודה עצמה לא אנושית. אף אחד לא צריך לשבת ולהשוות טורים של מספרים כל היום.
טעויות נפוצות שמתחמקות מבדיקה ידנית:
- כמויות שגויות, הספק חייב על יותר ממה שסופק
- פערי מחיר, המחיר שסוכם מול המחיר בחשבונית לא תואמים
- חיובים כפולים, אותו פריט מחויב פעמיים
- זיכויים חסרים, החזרות שמעולם לא זוכו
- טעויות חישוב מע"מ, טעויות קטנות שמצטברות מהר
- טעויות המרת מטבע, ליבואנים שעובדים בדולרים או יורו
העלות האמיתית של עיבוד מסמכים ידני
זה לא רק הטעויות עצמן. תחשוב על כל מה שנכנס לתהליך הנוכחי שלך:
- זמן עובדים, מישהו מבלה שעות או ימים בבדיקת מסמכים כל חודש
- עיכוב בתשלומים, חשבוניות נערמות כי אף אחד לא מספיק לטפל
- מריבות עם ספקים, לתפוס טעויות מאוחר מדי אומר שיחות לא נעימות
- לחץ ביקורת, כשרואה החשבון מבקש מסמכים ושום דבר לא מסודר
- השקט הנפשי שלך, ההרגשה המציקה הזו שמשהו מתפספס
עסק ייבוא סיפר לנו שהוא מקדיש 40 שעות בחודש, שבוע עבודה שלם, רק על אימות חשבוניות. ועדיין מצאו טעויות חודשים אחרי.
מה אם המסמכים היו בודקים את עצמם?
פה אוטומציה משנה את כל התמונה. במקום בן אדם שיושב עם ערימת ניירות, המערכת עושה את העבודה:
- מסמך נכנס, מייל, סריקה, תמונה, PDF, לא משנה באיזה פורמט
- המערכת קוראת אותו, שולפת את כל המידע הרלוונטי אוטומטית
- הצלבה מלאה, משווה מול הזמנות רכש, תעודות משלוח, מחירים מוסכמים
- סימון בעיות, כל דבר שלא תואם מקבל דגל אדום לתשומת לבך
- תיוק וארגון, כל מסמך מאוחסן, ניתן לחיפוש, מאורגן לפי תאריך, ספק וקטגוריה
כל התהליך לוקח שניות במקום שעות. והמערכת לא מתעייפת בחשבונית מספר 200.
"אבל החשבוניות שלי בבלגן"
מעולה. בדיוק בשביל זה. החשבוניות שלך מגיעות בכל פורמט אפשרי, חלק PDF מסודרים, חלק תמונות מקומטות שצולמו במחסן, חלק באנגלית, חלק בעברית, חלק בסינית. לא משנה.
אוטומציה מודרנית מטפלת בהכל. פורמטים שונים, שפות שונות, הערות בכתב יד, חותמות, הכל נקלט ומעובד. וככל שהמצב הנוכחי שלך יותר מבולגן, ככה תרוויח יותר מסידור.
מי הכי מרוויח מזה?
- יבואנים שעובדים עם ספקים בינלאומיים ומטבעות שונים
- סיטונאים שמעבדים מאות חשבוניות מעשרות ספקים
- קמעונאים שמנהלים הזמנות רכש, החזרות וזיכויים
- כל עסק שבו מישהו בודק מסמכים פיננסיים ידנית
אם יש לך יותר מ-30-40 חשבוניות בחודש, כמעט בוודאות אתה מפסיד כסף על טעויות שעוד לא תפסת.
איך Ottomatt עושה את זה
אנחנו לא מבקשים ממך ללמוד תוכנה חדשה או לשנות את הדרך שבה אתה עובד. Ottomatt מקימים את האוטומציה סביב התהליך הקיים שלך. החשבוניות ממשיכות להגיע באותו אופן, אבל עכשיו הן נבדקות, מוצלבות ומאורגנות אוטומטית.
אתה מקבל מסך פשוט שמראה מה עובד, מה דורש תשומת לב, ואיפה הפערים. זהו. פשוט.
תפסיק להשאיר כסף על הרצפה
כל חודש שעובר בלי עיבוד מסמכים אוטומטי הוא עוד חודש של טעויות שלא נתפסות, שעות עבודה מבוזבזות ולחץ מיותר.
קבע שיחת ייעוץ חינמית עם Ottomatt. נסתכל על זרימת המסמכים שלך, נראה לך איפה הפערים, ונסביר איך אוטומציה יכולה לסגור אותם, בלי שתצטרך לגעת בצד הטכני. בלי התחייבות, רק בהירות.